Zaufanie kontrolowane

Weryfikacja kandydatów jeszcze przed przyjęciem ich do pracy i cykliczne monitorowanie zatrudnionych już osób to praktyka coraz częściej stosowana przez polskich pracodawców. Z badań spółki Adecco Poland wynika, że ponad połowa przedsiębiorców w naszym kraju wykorzystuje w procesie rekrutacji informacje publikowane w mediach społecznościowych. Takie serwisy jak Facebook, LinkedIn czy GoldenLine stały się powszechnym narzędziem wykorzystywanym do poszukiwania pracowników, dlatego specjaliści od HR radzą, by z rozwagą dobierać treści, które udostępniamy innym na swoich profilach.

Czy o decyzji o odrzuceniu naszej kandydatury zadecydowały publikowane przez nas posty, prawdopodobnie nigdy się nie dowiemy, ale niefortunne wpisy coraz częściej stają się też przyczyną rozwiązania umowy. Z roku na rok rośnie liczba osób, które pożegnały się z posadą z powodu tego, co zamieściły na Facebooku. W Wielkiej Brytanii głośno było o Kimberley Swann, którą zwolniono tego samego dnia, w którym rozpoczęła karierę. Powodem zwolnienia był wpis „Pierwszy dzień w pracy! Co za nuda!”.

Przez tweet „Cisco właśnie zaoferowało mi pracę. Teraz muszę rozważyć, czy gruba kasa zrekompensuje mi dojazdy i nienawiść do tej roboty” z lukratywną propozycją pożegnał się Connor Riley, po tym, jak ktoś „życzliwy” przekierował wiadomość do korporacji. Z kolei amerykański student Kevin Colvin podpadł przełożonym informując ich o nagłej sytuacji rodzinnej, przez którą nie dotrze do pracy. Tego samego dnia opublikował post, jak bawi się na halloweenowej imprezie. Nie brak też przykładów z naszego podwórka. W 2014 roku z radiową „Czwórką” z dnia na dzień rozstała się reporterka Ewelina Grygiel, po tym, jak negatywnie skomentowała na Facebooku jeden z pomysłów swojej nowej przełożonej.

Niewybredne komentarze na temat pracodawców to tylko wierzchołek góry lodowej w temacie internetowych przewinień pracowników. Parę lat temu agencja Gemius ogłosiła wyniki badania „Internet w pracy”, w którym okazało się, że aż 93 procent Polaków w godzinach pracy wykorzystuje sieć do celów prywatnych. A jeśli weźmiemy pod lupę, ile czasu tracimy w ten sposób, jest się już czym niepokoić. Jak szacuje firma A plus C, w przedsiębiorstwach, gdzie monitorowanie internetu nie jest prowadzone, pracownicy marnują średnio półtorej godziny dziennie na bezproduktywne korzystanie z sieci. Zjawisko stało się tak powszechne, że dorobiło się własnej nazwy - cyberslackingu.

Dziś większość firm działających w Polsce ogranicza pracownikom dostęp do typowych „zjadaczy czasu”. Wśród pracodawców z regionu możliwość korzystania z Facebooka i YouTube blokuje, między innymi, Atos. W bydgoskim oddziale Nokii na te serwisy nie ma nałożonych ograniczeń, ale firmowe serwery blokują takie adresy, jak wiocha.pl, chamsko.pl i inne strony z wątpliwej jakości rozrywką. Ograniczenia stosuje w swoim call center także m.in. firma telemarketingowa CTDP.

Innym sposobem na walkę z cyberslackingiem jest instalowanie na firmowych komputerach oprogramowania śledzącego ruch w internecie. W hotelu Mercure nie ma blokad na strony www, ale aktywność w sieci jest monitorowana, a pracownicy muszą podpisać oświadczenie, że będą wykorzystywać firmowy sprzęt tylko w celach służbowych. W firmie Sunrise System oprócz blokady na prywatną pocztę jest zakaz korzystania z Facebooka do celów prywatnych, a Gadu Gadu, wykorzystywane jako firmowy komunikator, jest regularnie monitorowane.

Wszelkiego rodzaju monitoring pracowników może wzbudzać kontrowersje, zwłaszcza że Kodeks pracy nie reguluje tej kwestii wprost. Co do zasady, kontrola pracowników może być stosowana w przypadkach, gdy jest uzasadniona, a pracodawca nie narusza jednocześnie dóbr osobistych pracownika. Oznacza to, że monitoring może być prowadzony jedynie w określonym i usprawiedliwionym celu, np. ma zapobiec działaniom, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę. Pracownicy o fakcie, że są kontrolowani, muszą zostać poinformowani, ale ich zgoda nie jest niezbędna pracodawcy, by mógł rozpocząć monitoring.

Pracodawcę obowiązuje natomiast zasada adekwatności, tzn. podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu i w sposób jak najmniej uciążliwy ingerować w sferę prywatną pracownika. Znaczy to, że jeśli pracodawca poinformował pracownika o zakazie używania telefonu służbowego do celów prywatnych, może sprawdzać listę numerów, pod które pracownik dzwonił, ale nie powinien nagrywać jego rozmów, gdyż może to zostać uznane za naruszenie dóbr osobistych.

Podobnie rzecz wygląda w przypadku poczty elektronicznej. Pracodawca po uprzednim poinformowaniu pracownika ma prawo do kontroli treści służbowych maili i sposobu wykorzystania firmowej skrzynki. Ponieważ jednak prywatna korespondencja podlega takiej samej ochronie jak poczta tradycyjna, pracodawcy nie wolno zapoznawać się z treścią prywatnych e-maili wysyłanych przez pracowników. Chcąc zapewnić więc sobie pełną kontrolę nad tym, jakie wiadomości wychodzą z firmy, powinien zablokować prywatne skrzynki i poinformować pracowników o zakazie wykorzystywania firmowego konta do celów prywatnych.

Nowoczesne technologie pozwalają śledzić aktywność pracowników nie tylko w wirtualnej sieci, lecz także w realnej przestrzeni. Z takich rozwiązań korzystają zwykle właściciele firm transportowych, najczęściej narażeni na straty związane z nieregulaminowym wykorzystaniem firmowych zasobów. Najpopularniejszym sposobem okradania pracodawcy jest po prostu spuszczanie paliwa z baku służbowego pojazdu.

Innym popularnym sposobem jest tankowanie prywatnych aut na firmową kartę paliwową. Każda karta powiązana jest z konkretnym pojazdem, ale nie wszyscy pracownicy stacji benzynowych zwracają na to uwagę. Niektórzy przymykają także oko na kierowców tankujących nadprogramowe litry do kanistrów, po czym płacących za wszystko firmowymi pieniędzmi. Kolejnym problemem jest tzw. nieautoryzowany przebieg, nazywany kradzieżą pośrednią. Dotyczy on pracowników, którym nie pozwala się używać firmowych aut do celów prywatnych, a i tak wykorzystują je po godzinach pracy.

Z tych powodów coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na instalowanie urządzeń GPS w swoich samochodach. Z urządzeń monitorujących nie tylko lokalizację w przestrzeni, ale i zużycie paliwa korzystają członkowie Kujawsko-Pomorskiego Stowarzyszenia Przewoźników Międzynarodowych. Prezes stowarzyszenia szacuje, że dzięki systemowi oszczędności na paliwie sięgają 15-20 procent. Ale nie dotyczy to tylko firm związanych z transportem. Nadajniki w swoich autach zainstalowały też, m.in. Urząd Marszałkowski, Urząd Wojewódzki i wiele regionalnych inspektoratów. Decydując się na GPS trzeba jednak pamiętać, że dane geolokalizacyjne też stanowią dobro osobiste pracownika.

W tej kwestii stanowisko zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, który wyraźnie podkreślił, iż dopuszczalne jest zainstalowanie w służbowych samochodach systemu GPS, ale pod warunkiem, że pracownik zostanie o tym poinformowany. Warto też pamiętać, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo wszystkim przetwarzanym w ramach monitoringu danym osobowym.