Metalowe bramki, karty, elektrozamki. Urzędnicy bronią się przed petentami

Zdarzają się sytuacje, że górę biorą emocje. Doświadczeni urzędnicy radzą sobie w kontakcie z trudnym klientem.

- Nie stosujemy rejestracji do konkretnego wydziału czy urzędnika - mówi Marta Stachowiak, rzecznik bydgoskiego prezydenta miasta. Ale sam prezydent siedzi za oszklonymi drzwiami otwieranymi zamkiem elektromagnetycznym...

Bydgoski radny znęcał się nad rodziną

To jednak nic przy tym, co dzieje się teraz w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Marszałkowskim w Toruniu. Wewnątrz jego głównej siedziby przy placu Teatralnym wisi kartka, z której wynika, że swobodne wchodzenie do budynku się skończyło.

Teraz trzeba mieć przy sobie dokument potwierdzający tożsamość, okazać go przy wejściu ochroniarzowi i sprecyzować, do kogo konkretnie przyszliśmy. Obsługa skrupulatnie zanotuje nasze dane i cel wizyty w księdze wejść i wyjść i dopiero wtedy wyda nam identyfikator z napisem „gość” i wpuści do siedziby marszałka województwa.

Żeby było bezpieczniej

- Chodzi o bezpieczeństwo zarówno urzędników, jak i samych gości - informuje Marek Smoczyk, sekretarz województwa. W urzędzie kręciło się coraz więcej osób bez konkretnego celu - po takich sygnałach urzędnicy postanowili identyfikować przy wejściu każdego interesanta, bez wyjątku.

To jednak dopiero początek zmian. W najbliższych miesiącach przy wejściu mają się pojawić elektroniczne bramki, a każdy z interesantów dostanie już nie prosty identyfikator, ale plastikową kartę - przepustkę „gość”. Bardzo dokładnie będzie można określić godziny wejścia i wyjścia każdego.

W Urzędzie Miasta Torunia akurat takich praktyk nikt nie stosuje.

Numerek w ratuszu

W bydgoskim ratuszu jednak aż tak łatwo też nie jest. Obowiązuje wcześniejsze umawianie spotkań z prezydentem i jego zastępcami. - Dzięki temu mogą przed spotkaniem zapoznać się ze szczegółami sprawy, z jaką zgłasza się mieszkaniec - mówi rzeczniczka prezydenta. - Ze spotkań tworzone są pisemne notatki, a protokół taki zawiera konkretną konkluzję.

Poza tym w wydziale uprawnień komunikacyjnych i referacie dowodów osobistych przy składaniu wniosków o wydanie dowodu w siedzibie przy ul. Przyrzecze działa system - mieszkaniec pobiera numer i w ten sposób kierowany jest do konkretnego okienka. Z kolei w przypadku wezwań do niektórych wydziałów na końcu wezwania podawane jest nazwisko i numer kontaktowy do urzędnika prowadzącego sprawę.

Demolka gabinetu

Do siedzib służb mundurowych wejść łatwo nie jest. Po komendach policji swobodne spacery są niemożliwe.

- U nas wszystko zależy od sprawy, ale trzeba pamiętać, że w pokojach są dane osobowe, do których postronni nie mogą mieć dostępu, więc za każdym razem muszą wizytę zgłosić na dyżurce - mówi Arkadiusz Bereszyński, rzecznik bydgoskiej Straży Miejskiej.

- Absolutnie nie jesteśmy zamknięci na petenta - podkreśla Krzysztof Kosiedowski z Zarządu Dróg Miejskich i Komunikacji Publicznej. - Petenci często sami pytają portiera, gdzie kogoś znajdą, a potem tam swobodnie idą.

Urząd Wojewódzki także nie zamyka swoich pokoi. Mimo że na parterze jest portiernia, pracownicy nie pytają petentów, po co przychodzą.

Urzędnicy niechętnie się do tego przyznają, ale duża ich część o wiele lepiej czułaby się, kiedy byliby „oddzieleni” od petentów - zwłaszcza tych agresywnych. Kilka lat temu w urzędzie wojewódzkim pojawił się niezrównoważony mężczyzna, który zamierzał zdemolować gabinet wojewody.

- Sporadycznie zdarzają się sytuacje, że górę biorą emocje - mówi Marta Stachowiak. 
- Ale doświadczeni urzędnicy radzą sobie w kontakcie z trudnym klientem.