O czym należy pamiętać podczas zagranicznej podróży służbowej? Sprawdź!

Podróż służbowa – szczególnie ta zagraniczna, może stanowić źródło stresu. Aby uniknąć niepotrzebnych zmartwień, warto wcześniej zaplanować szczegóły wyjazdu i pobytu poza granicami kraju. Oto kilka istotnych kwestii ułatwiających organizację delegacji.

Wyjazd służbowy sprzyja pogłębianiu wiedzy podczas szkoleń czy też zdobyciu nowych klientów. Aby w pełni skorzystać z wszechstronnych możliwości takiej podróży, warto stworzyć listę obowiązków podczas delegacji. Ułatwi to organizację czasu i zadań. W trakcie podróży służbowej grafik zwykle jest bardzo napięty, a konsekwentne trzymanie się planu punkt po punkcie sprawi, że nie pominiemy żadnej sprawy.

Nieodzownym punktem przygotowania delegacji jest wybór środka transportu, którym dotrzesz do miejsca docelowego. Zwykle wybór pada na samolot, który zapewnia pracownikowi wysoki komfort i krótki czas podróży.

Zagraniczne wyjazdy służbowe zwykle trwają od kilku do kilkunastu dni. W tym czasie priorytetem jest komfortowe zakwaterowanie, które zwiększy efektywność pracy. Najlepszy hotel powinien znajdować się w dogodnej lokalizacji, w pobliżu siedziby firmy czy miejsca konferencji. Dobrze, aby świadczył usługi gastronomiczne – posiłki na miejscu pozwolą zaoszczędzić czas na przyswajanie informacji z odbytego szkolenia. W pokoju hotelowym nie powinno zabraknąć wygodnego miejsca do pracy, w którym ustawimy służbowego laptopa. Dostęp do darmowego Wi-Fi to zatem kolejne kryterium, które usprawni przebieg delegacji.

Bezpośrednio przed podróżą służbową za granicę upewnij się, że masz przy sobie wszelkie potrzebne dokumenty: bilety lotnicze, rezerwacje w hotelu, ubezpieczenie. Jeśli w kraju, do którego podróżujesz, wymagany jest paszport lub wiza sprawdź ich okres ważności. Nie zapomnij również o dokumentach biznesowych m.in. wizytówkach. Na koniec warto zgłębić podstawowe informacje dotyczące kraju, do którego się wybierasz. Zaznajomienie z tamtejszym prawem, obyczajami czy przepisami drogowymi zapewni Ci bezpieczeństwo w trakcie delegacji.

Przygotowania do zagranicznej podróży służbowej nie mogą pominąć kwestii finansowych. Błyskawiczną wymianę walut online ułatwi serwis Walutomat.pl. Dzięki niemu na korzystnych warunkach wykonasz również przelewy walutowe do niemal 70 krajów. Serwis obsługuje wszystkie banki w Polsce i oferuje ponadto przelewy natychmiastowe w euro – to duże ułatwienie zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych.