COACHING Reguły szefa

W konsekwencji druga strona nie wie, czego ma się spodziewać i jak działać. Jeżeli jesteś szefem, to jedną z najistotniejszych rzeczy, którą jasno musisz komunikować, to twoje zasady gry. Pracownicy będą czuli się bezpieczniej, bo nie będą musieli snuć domysłów na temat tego, jakim jesteś szefem i czego można się spodziewać. Unikniesz teorii spiskowych, dotyczących karania i nagradzania. Pozwoli to na zbudowanie autorytetu i uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień. Konflikty z podwładnymi nie są przecież niczym miłym. Jeśli jasno i konkretnie powiesz, na czym ci zależy i czego oczekujesz, ułatwisz życie sobie i swoim pracownikom.

Jasne zasady

Kiedy zasady są jasne, praca zespołu wchodzi na inny poziom. To tak jak z kapitanem statku. Jeżeli załoga zna jego wizję na podróż do celu, wyprawa zakończy się sukcesem. Jeżeli każdy na statku będzie działał wedle swojego uznania, roztrzaskanie się o skały to tylko kwestia czasu - mimo dobrych chęci każdego z załogantów. Jak najszybciej przedstaw więc swoje reguły.

Są dwa kluczowe momenty, w których należy to uczynić. W czasie tworzenia nowego zespołu lub przy objęciu kierownictwa przez nową osobę. Ale nie tylko. Kiedy zatrudniasz nowego pracownika, jest to doskonała okazja, żeby zapoznać go z twoimi wartościami. On przecież też musi wiedzieć, czym będziesz się kierował przy ocenie jego pracy. Kiedy zmieniają się twoje lub firmowe priorytety, też trzeba jasno o tym powiedzieć. Nie skazuj zespołu na domysły, bo on powinien wiedzieć, co jest dla ciebie ważne i jak zamierzasz go motywować. Reguły najczęściej prezentuje się na forum. Wydrukowanie kodeksu i zawieszenie go cichaczem w stołówce nie przyniesie efektów. To nie jest przecież instrukcja BHP do czajnika.

Dopiero po oficjalnym wygłoszeniu „exposé”, możesz uwiecznić je na papierze, żeby można było się odwoływać do jego treści. Grupa musi wiedzieć, dlaczego wygłaszasz reguły. Dzięki temu lepiej je przyjmie. Nie będzie domysłów i niedomówień. Przedstawienie reguł szefa to istotny moment dla zespołu. Nie rób tego przy okazji innych spotkań. Zorganizuj spotkanie przeznaczone tylko na to specjalne wystąpienie.

Tylko konkrety

O czym powiedzieć? Ustal granice. Wskaż standardy, których spełniania oczekujesz. Do tego dodaj listę zachowań, których nie będziesz tolerować. Powiedz o pożądanych zachowaniach i postawach. Mów tylko o konkretach. Chodzi o przykłady z życia wzięte, a nie pływanie po ogólnikach typu - „zaangażowanie”, „rzetelność” czy „aktywność”.

Bardzo istotne jest też, żeby upewnić się, że zespół dobrze nas zrozumiał. Dzięki temu zawsze można doprecyzować to, czego nie rozumie. I nie chodzi tutaj o jego opinię. To ty jesteś szefem i to twoje zasady. Chodzi tylko o ewentualne doprecyzowanie przekazanych informacji. To nie jest moment na negocjacje warunków. Pamiętaj jeszcze o kilku zasadach. Równowaga przede wszystkim. Sprawdź, czy jest ona zachowana pomiędzy listą zachowań nietolerowanych i oczekiwanych. Na bieżąco monitoruj przestrzeganie zasad. Jeśli reguły są łamane, udziel informacji zwrotnej lub, w razie potrzeby, wyciągnij konsekwencje. Jeśli pracownicy spełniają oczekiwania - nagrodź ich lub doceń na forum. Istotne jest również, żeby powiedzieć, jakiego wsparcia można spodziewać się z twojej strony. W ten sposób przybliżasz się do zespołu. Tworzysz wizerunek otwartych drzwi. Wiem, że „exposé” brzmi poważnie. Unikaj jednak słów, które tylko teoretycznie mają dodać ci powagi. Mam tu na myśli: „w związku z powyższym”, „uczęszczałem do...”, „albowiem”, i „dlategoż właśnie”. To brzmi komicznie, a nie podniośle.

Postaw się na chwilę na miejscu twojego zespołu, on pragnie zobaczyć kogoś, kto się zna na swojej robocie, szanuje innych ludzi, ma pomysł na działanie i rzeczywiście lubi swoją pracę. Bądź w tym wszystkim szczery, pozostań sobą. I oczywiście trzymaj się zasad, o których mówiłeś, bo rozliczenie z nich działa w obie strony.

*MARZENA CHOLERZYŃSKA

COACH, MÓWCA MOTYWACYJNY, TRENER SPRZEDAŻY,
AUTORKA BLOGA http://www.marzenacholerzynska.pl/