Jak zorganizować event firmowy? Opowiada Katarzyna Jabłońska, kierownik ds. projektów specjalnych PPG

Z Katarzyną Jabłońską, specjalistką w organizowaniu wydarzeń dla firm, rozmawia Lena Szuster

Zorganizowanie imprezy firmowej jest trudne?
Bez odpowiednich zasobów i doświadczenia to duże wyzwanie. Przedsiębiorcy często nawet nie zdają sobie sprawy z tego, jakich nakładów pracy i czasu potrzeba, żeby dobrze przygotować imprezę. Wciąż pokutuje myślenie, że organizacją może zająć się każdy, a przecież w tej dziedzinie też niezbędna jest specjalistyczna wiedza. Ile powinien kosztować wynajem scenotechniki? Czy ta oferta na catering nie jest za droga? Jak zadbać o bezpieczeństwo? Pracownicy działów marketingu, którym nierzadko zleca się organizację, nie zawsze potrafią na takie pytania odpowiedzieć, a to przekłada się na efekt końcowy. Na to, czy impreza będzie udana. Dlatego warto oddać się w ręce specjalistów.

Tylko czy to nie zwiększa kosztów?
Wręcz przeciwnie! Korzystając ze wsparcia dobrej, sprawdzonej agencji eventowej, można sporo zaoszczędzić. My na przykład oddajemy do dyspozycji naszych klientów bogate zaplecze Polska Press Grupy – mamy grafików, fotografów, filmowców, cały zespół profesjonalistów, którzy pracują na sukces klienta, posiadamy też własny sprzęt, wsparcie prawne, media papierowe i internetowe, sprawdzonych wykonawców, atrakcyjne rabaty. Wykorzystujemy swoje zasoby i wiedzę na rzecz klienta. W jego imieniu negocjujemy najlepsze warunki. W efekcie klient realnie oszczędza, a przy tym ma pewność, że dobrze wydał pieniądze. Bo impreza firmowa to swego rodzaju inwestycja.

Czyli coś możemy dzięki niej osiągnąć?
Możemy budować markę i zwiększać swoją rozpoznawalność, promować nowy produkt, usługę czy lokal, integrować pracowników. Celów jest wiele, dlatego współpracę rozpoczynamy od rozmowy – pytamy o to, czym zajmuje się firma, jaki ma charakter i wizję. Nie zawsze cel imprezy jest od razu sprecyzowany, ale to nie problem, od tego jesteśmy, żeby wspomóc, dyskutować, wskazać różne możliwości i rozwiązania. A jak już wspólnie ustalimy, na jakim efekcie zależy klientowi, organizujemy imprezę, która pomaga ten efekt osiągnąć. To przynosi firmie konkretne korzyści.

Możesz podać przykłady?
Z sukcesem zrealizowaliśmy imprezę otwarcia nowego lokalu popularnej sieci restauracji. Naszym
zadaniem było pokazanie, że takie miejsce pojawiło się na mapie kulinarnej Bydgoszczy i że warto tutaj zaglądać. Nasz zespół przygotowuje też większe imprezy – w cyklicznym Forum Rolniczym „Gazety Pomorskiej”, Święcie Miasta Bydgoszczy albo Święcie Miasta Torunia biorą udział tysiące osób. Koordynacja takich eventów wymaga olbrzymiego doświadczenia. Trzeba dopracować każdy, najmniejszy nawet szczegół.

Firmy, które same organizują sobie wydarzenia, nie zawsze pamiętają o takich rzeczach, jak na przykład przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami RODO. My możemy w tym względzie odciążyć klienta i przeprowadzić między innymi wysyłkę zaproszeń czy konkurs dla uczestników imprezy. To duże ułatwienie. Podobnie przy organizowaniu atrakcji, współpracy z artystami, negocjowaniu kontraktów, wypłacaniu zaliczek – zajmujemy się wszystkim w taki sposób, żeby nasz klient na własnej imprezie czuł się jak gość. Taki efekt jest możliwy tylko dzięki ogromnemu zaangażowaniu moich współpracowników z zespołu. Dobry event to zawsze praca zespołowa.

Jakie rodzaje imprez organizujecie?
Jubileusze, bankiety firmowe, uroczyste gale, imprezy sportowe i kulinarne, konferencje branżowe, otwarcia nowych siedzib, imprezy integracyjne, pikniki, dni dziecka, koncerty czy nawet pokazy mody – co tylko dusza zapragnie. Ciekawą opcją, przy której możemy się wykazać kretywnością, są promocje produktów albo wprowadzanie nowych usług na rynek. Współpracujemy zarówno z sektorem firm prywatnych, jak i jednostkami samorządu terytorialnego.

W związku z tym, że jesteśmy jednym z kilkunastu oddziałów potężnej, ogólnokrajowej grupy medialnej Polska Press, możemy na naprawdę preferencyjnych warunkach zaproponować cały pakiet rozwiązań, łącznie z kampanią medialną szytą na miarę. To pozwala nam obsłużyć klienta kompleksowo. Mamy też duże doświadczenie w organizowaniu autorskich imprez dla naszych wydawnictw: „Gazety Pomorskiej”, „Expressu Bydgoskiego”, „Nowości – Dziennika Toruńskiego” czy „Strony Kobiet”. Do naszych flagowych wydarzeń należą na przykład Złota Setka Pomorza i Kujaw, Blogger Food Festival czy nowy projekt zorganizowany w kwietniu tego roku: marketingOn, pierwsza w województwie kujawsko-pomorskim konferencja marketingowa. Doświadczenie zdobyte przy realizacji takich dużych, medialnych projektów wykorzystujemy przy pracy nad wydarzeniami dla zewnętrznych klientów.

Mniejsze koszty, doświadczenie – dlaczego jeszcze warto skorzystać z pomocy agencji eventowej?
To na pewno duża wygoda. Wspomniałam wcześniej o artystach, różnych podwykonawcach itp. Zajmujemy się koordynowaniem współpracy z nimi i rozliczeniami, klient nie musi więc wcześniej wykładać żadnych funduszy, a na koniec dostaje tylko jedną fakturę. Inna olbrzymia korzyść – bezpieczeństwo. Szczególnie podczas imprez plenerowych trzeba zadbać o odpowiednie zabezpieczenie sprzętu, sceny czy namiotów. Nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę. My takich rzeczy skrupulatnie pilnujemy, weryfikujemy podwykonawców, sprawdzamy atesty urządzeń, aktualne badania techniczne itp. Kolejna sprawa to indywidualne podejście. Tak jak mówiłam wcześniej, zawsze zaczynamy od rozmowy. Nie realizujemy swoich wizji, realizujemy wizję klienta. Podpowiadamy, wspieramy, proponujemy różne rozwiązania i pracujemy na jego sukces. To dla nas najważniejsze. Na koniec klient dostaje raport z dokumentacją fotograficzną i filmową. Wtedy często słyszymy, że było warto, event przeszedł najśmielsze oczekiwania klienta – to dla nas największy komplement.

Na koniec – jakieś rady dla firm, które chcą zorganizować imprezę?
Może taka: nie bójcie się rozmów o budżecie! Zorganizowanie imprezy zawsze będzie związane z kosztami, a każda firma może przeznaczyć na ten cel inne fundusze, mniejsze lub większe. Kiedy pytamy o budżet, jaki macie zaplanowany na organizację danego wydarzenia, chcemy po prostu przygotować ofertę idealną dla was, mieszczącą się w realiach finansowych. Pamiętajcie o tym, że działania eventowe to nic innego jak inwestycja, która zwróci się wyłącznie wtedy, gdy będzie profesjonalnie przeprowadzona.

Chcesz zorganizować wydarzenie promujące Twoją firmę? Skontaktuj się z nami!

[email protected]
www.ppgkujawskopomorskie.pl

Katarzyna Jabłońska

Kierownik ds. projektów specjalnych w grupie medialnej Polska Press. Ma ponad 15-letnie doświadczenie w branży eventowej. Z wykształcenia psycholog.